MASTERCLASS : ÉCRIRE UN BON EMAIL POUR LA COMMUNICATION PRO

I – LES PRINCIPES POUR RÉDIGER UN EMAIL EFFICACE

A. Types d'e-mails

B. Les bases de la rédaction de la ligne d'objet parfaite pour votre e-mail

C. Gérez la structure de vos e-mails

D. Comment associer des actions dans les e-mails (en utilisant les "3W" pour : Qui, Quoi et Quand.)

E. Bonnes pratiques pour rendre vos emails scannables

II – QUELQUES TECHNIQUES POUR RENDRE CRÉDIBLES VOS EMAILS

A. Répondez immédiatement aux e-mails urgents

B. Utilisez des "connecteurs logiques" :

C. Présenter des options au lieu de questions ouvertes

D. Automatisez l'envoi d'e-mails répétitifs

E. Afficher une capture d'écran au lieu d'exprimer avec des mots

F. Rédigez la réponse automatique d'absence parfaite (OOO)

III – LES OUTILS MENANT À LA PERFECTION

A. Comment bien désigner les destinataires

B. Apprenez à ajouter une signature à vos e-mails

C. Comment utiliser correctement l'option "Répondre à tous"

D. Bonnes pratiques pour l'envoi de pièces jointes

E. Planification de réunions à l'aide d'Outlook

F. Créer des règles de gestion des e-mails

Dans cette première section je vais découvrir les différents types d'emails que vous pouvez trouver dans votre vie professionnelle.

Parlons maintenant de quelque chose qui peut vous aider à être plus efficace.

Nous allons maintenant apprendre à structurer & planifier nos emails, plus vous êtes professionnel plus vous pourrez clarifier vos emails en leur donnant une véritable structure.

Comme vous le savez maintenant, nous sommes confrontés à des situations réelles où nous devons associer une tâche ou une action à notre équipe de membres. Donc, dans cette section, je vais partager avec vous les meilleures pratiques que vous devriez utiliser afin de réduire les malentendus.

Tous les graphiques que vous pouvez trouver dans Microsoft Excel, vous pouvez également les utiliser dans vos e-mails, ils peuvent vous aider à être plus clair sur ce que vous voulez montrer à vos interlocuteurs.

Croyez-vous que les e-mails urgents existent ? Pour moi, je ne peux pas rembourser tous les e-mails qu'ils marquent comme urgents, ce sont donc quelques règles que vous devez suivre afin d'être plus efficace dans votre réponse à ce type d'e-mails.

Le connecteur logique est un connecteur qui relie l'unité sémantique du langage. Les connecteurs logiques sont utilisés pour joindre ou connecter deux idées qui ont une relation particulière. Ces relations peuvent être : séquentielles (temps), raison et finalité, adversatives (opposition, contraste et/ou résultat inattendu).

Parfois, nous devons donner des solutions au lieu de poser des questions ouvertes. Suivez donc cette section pour mieux comprendre ce sujet.

Code :

Sub Sendingemailautomatic()

Application.ScreenUpdating = False

Range("E2").Select

Sheets("Mail automatique").Select

Range("G4").Select

Dim Lemail As Variant

Set Lemail = CreateObject("Outlook.Application")

With Lemail.CreateItem(olMailItem)

.Subject = Range("C4") & " " & Range("F4")

.To = Range("A4")

.CC = Range("B4")

.Body = Range("D4") & Range("E4")

.Display

End With

Sheets("Rapport des ventes").Select

Range("A1").Select

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

Chers,

Merci pour ton e-mail. Je serai absent du [date] au [date] et incapable de répondre pour le moment.

J'examinerai votre message après mon retour.

Si la question est importante, veuillez contacter [nom] à [adresse e-mail] en mon absence.

Meilleures salutations,

[Signature]

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dears,

Thank you for your e-mail. I will be out of office from [date] to [date] and unable to respond at this time.

I will review your message following my return.

Should the matter be important, please contact [name] at [e-mail address] in my absence.

Best regards,

[Signature]

Pour des raisons de protocole, de discrétion ou de confidentialité, tous les destinataires d'un message électronique ne doivent pas apparaître dans le champ A. Les champs CC et CCI sont là pour vous aider à gérer qui copier, de manière visible ou invisible.

Sur un email, la signature se fait généralement par l'insertion d'un fichier de signature comprenant l'identité et les références professionnelles de l'auteur du message. La signature est une carte de visite car elle comporte souvent un lien vers un site de référencement ou une adresse email pour mettre en avant une force ou un contenu de l'entreprise.

Presque tous les jours, nous sommes confrontés à une erreur liée à la fonction "Répondre à tous". Il n'est probablement pas idéalement conçu, il est assez ancien à l'ère de la messagerie instantanée, mais jusqu'à ce que l'e-mail meure, il est important de bien l'utiliser.

Vous pouvez envoyer une demande de réunion à une ou plusieurs personnes. Outlook garde une trace de qui accepte la demande et réserve l'heure de la réunion sur votre calendrier. Lorsque vous créez une demande de réunion, vous pouvez ajouter des pièces jointes, définir un lieu et utiliser l'assistant de planification pour choisir l'heure idéale pour votre réunion.